Informativa sul trattamento dei dati personali

1.      PREMESSA –  COS’È E COME FUNZIONA IL QUESTIONARIO

Di seguito sono illustrate le modalità di trattamento dei dati personali forniti attraverso la partecipazione al questionario “Assessment Tuttobene” (di seguito, il “Questionario”) da parte degli utenti (gli “Utenti”). Il Questionario è un assessment esperienziale proposto nell’ambito dell’evento Wellbeing Happiness Forum 2025, accessibile in modo volontario e gratuito tramite QR code presente presso il banchetto espositivo del Titolare. L’assessment consiste nella compilazione di un breve questionario volto a esplorare le abitudini e i comportamenti legati al benessere personale. Al termine della compilazione, l’Utente riceverà via e-mail un profilo descrittivo generico, elaborato automaticamente sulla base delle risposte fornite (es. “Principiante in risveglio”).
 
2.      TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è la società Digital Dictionary S.p.a., con sede legale in Viale Coni Zugna 5/a - 20144 Milano (MI), C.F./Partita IVA 08492830966 (di seguito, il “Titolare”).

3.      TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

Per consentire la fruizione del Questionario, il Titolare necessita di conoscere e trattare i seguenti dati personali riferiti agli Utenti:
 
(i)      Dati comunicati dall’Utente per registrarsi al Questionario e usufruire del servizio gratuito.
Ciascun Utente per registrarsi e usufruire del servizio è tenuto a fornire - tramite l’apposito form di registrazione – i dati personali necessari alla creazione di un account; in particolare:
 a)   i Dati identificativi (quali il nome e cognome dell’Utente);
 b)   i Dati di contatto (quale l’indirizzo e-mail dell’Utente).
 
(ii)     Dati comunicati dall’Utente durante la compilazione del Questionario. Durante la compilazione, l’Utente potrà fornire risposte a domande relative a comportamenti, abitudini e preferenze generali in materia di benessere personale (di seguito gli “Ulteriori Dati”).
Tali dati non rientrano tra le categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 GDPR e non includono informazioni idonee a rivelare lo stato di salute.
 
I Dati Identificativi, i Dati di contatto, gli Ulteriori Dati sono, di seguito, congiuntamente, definiti i “Dati Personali”. La condivisione dei Dati Personali da parte dell’Utente è facoltativa e avviene su base volontaria. Tuttavia, la mancata fornitura dei Dati Identificativi e dei Dati di contatto non consente il completamento del Questionario.
 
4.      FINALITÀ, BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO E NATURA DEL CONFERIMENTO

I Dati Personali forniti dall’Utente verranno utilizzati esclusivamente per le seguenti finalità:

• Consentire all’Utente di partecipare al Questionario (articolo 6, paragrafo 1, lettera a): il Titolare tratterà i Dati Personali per consentire all’Utente di accedere al Questionario e usufruire del relativo servizio gratuito, che restituisce un profilo descrittivo generico elaborato automaticamente sulla base delle risposte fornite. La base giuridica del trattamento è il consenso dell’Utente (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), espresso al momento della registrazione e liberamente revocabile in qualsiasi momento.
• Inviare il profilo descrittivo dell’Utente via e-mail (articolo 6, paragrafo 1, lettera a): il Titolare utilizzerà l’indirizzo e-mail fornito dall’Utente per inviare l’esito del Questionario e il relativo profilo descrittivo generico. La base giuridica del trattamento è il consenso dell’Utente (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), espresso al momento della registrazione e liberamente revocabile in qualsiasi momento.
• Gestire eventuali richieste di contatto o interazioni con gli Utenti durante l’evento (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR): il Titolare, infine, raccoglie e tratta i Dati Personali dell’Utente per la gestione e il seguito di eventuali quesiti e/o richieste degli Utenti. Pertanto, tale trattamento viene eseguito solo nel caso in cui si presenti una domanda e/o una richiesta. In caso contrario, i Dati Personali dell’Utente non saranno trattati per tale finalità. La base giuridica del trattamento dei Dati Personali è il legittimo interesse del Titolare che non pregiudica i diritti e le libertà degli interessati in quanto il trattamento dei dati per la finalità in oggetto è limitato a dati non appartenenti alle categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 del GDPR.
• Inviare comunicazioni promozionali agli Utenti che hanno completato la journey del Questionario (articolo 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR): I Dati saranno trattati al fine di consentire al Titolare di contattare gli Utenti per l’invio di comunicazioni individuali, esclusivamente tramite e-mail, di carattere informativo e promozionale (c.d. newsletter). La base giuridica di tale trattamento risiede nel consenso espresso, specifico e liberamente prestato dall’Utente. In qualsiasi momento gli Utenti potranno richiedere di non ricevere ulteriormente materiale informativo e promozionale, inviando una specifica comunicazione al Titolare ai recapiti indicati nella sezione “Diritti degli Interessati”, manifestando la volontà di essere escluso dal servizio o seguendo la procedura indicata in calce ai messaggi ricevuti, selezionando l’apposita opzione “Unsubscribe”.
• Adempiere agli obblighi di legge e tutela dei diritti del Titolare: (articolo 6, par. 1, lett. c), i Dati Personali potranno essere trattati, se necessario, per adempiere a obblighi di legge o per l’eventuale tutela dei diritti del Titolare in sede giudiziaria o amministrativa. La base giuridica del trattamento è l’adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).

5.      MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei Dati Personali avverrà con modalità prevalentemente informatiche e telematiche, mediante strumenti idonei a garantirne la sicurezza, la riservatezza e l’integrità, in conformità agli articoli 5 e 32 del GDPR e alla normativa nazionale applicabile.
 
L’accesso al Questionario e la successiva elaborazione del profilo descrittivo generico avvengono attraverso processi automatizzati che associano le risposte fornite dall’Utente a un insieme di profili predefiniti. Tale elaborazione ha esclusivamente finalità informative e divulgative e non produce effetti giuridici né incide in modo significativo sulla persona dell’Utente.
 
Pertanto, il trattamento non costituisce una forma di profilazione ai sensi dell’art. 22 GDPR, in quanto il sistema non mira a valutare aspetti personali o comportamentali dell’Utente, né a prevederne preferenze, attitudini o caratteristiche individuali.
 
6.       PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

Il Titolare intende conservare i Dati Personali per un arco di tempo non superiore a quello strettamente necessario per il conseguimento delle finalità per i quali sono stati raccolti e trattati.

(i)  i dati raccolti per la partecipazione al Questionario e per l’invio del profilo descrittivo generico saranno conservati per un periodo massimo di sei (6) mesi dalla raccolta;
(ii)   i dati trattati per finalità di comunicazione e marketing, in presenza del relativo consenso, saranno conservati fino a revoca del consenso da parte dell’Utente e comunque non oltre ventiquattro (24) mesi dalla registrazione;
(iii)  i dati eventualmente trattati per la gestione di richieste o interazioni post-evento saranno conservati per il tempo necessario a dare riscontro alla richiesta e per un periodo massimo di dodici (12) mesi.
 
Ciò, fatto salvo il caso in cui il Titolare avrà necessità di mantenere tali dati per adempiere ad obblighi normativi, oppure per accertare, esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria.
 
7.      CATEGORIE DI SOGGETTI DESTINATARI DEI DATI

I Dati Personali, oggetto del trattamento, potranno essere comunicati a società collegate al Titolare, al fine di ottemperare all’esecuzione del contratto e a finalità connesse. I Dati Personali degli Utenti potranno essere comunicati a terzi appartenenti alle seguenti categorie:

• soggetti che forniscono servizi e/o che assistono il Titolare del Trattamento nell’adempimento delle finalità specificate nella presente Informativa;
• soggetti che forniscono servizi di supporto tecnico o gestionale (es. fornitori di piattaforme digitali, servizi di e-mail marketing, hosting e manutenzione IT);
• autorità competenti per adempimenti di obblighi di leggi e/o di disposizioni di organi pubblici, su richiesta.

I soggetti appartenenti alle categorie suddette svolgono la funzione di responsabile del trattamento dei dati, oppure operano in totale autonomia come distinti titolari del trattamento. L’elenco di eventuali responsabili è costantemente aggiornato e disponibile presso la sede del Titolare. Ogni ulteriore comunicazione o diffusione avverrà solo previo esplicito consenso dell’Utente.
 
8.      TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI

I Dati Personali non saranno trasferiti fuori al di fuori dell’Unione europea. Ove necessario, con riferimento ai trasferimenti al di fuori del territorio dell'Unione Europea verso Paesi non considerati adeguati dalla Commissione europea, il Titolare si impegna ad adottare le misure di sicurezza adatte ed appropriate per proteggere i Dati Personali. Conseguentemente l’eventuale trasferimento dei Dati Personali in Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea avverrà, in ogni caso, nel rispetto delle garanzie appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso, come le clausole contrattuali tipo di protezione dei dati, ai sensi della normativa applicabile e in particolare adottando le misure adeguate di cui all’art. 46 del GDPR.

 
9.      DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’Utente, in qualità di interessato, è titolare dei diritti conferiti dal GDPR ai sensi degli artt. 15-23 del GDPR. In particolare, gli interessati hanno il diritto di chiedere e ottenere, in qualunque momento: (i) l’accesso ai propri Dati Personali; (ii) informazioni sul trattamento effettuato, (iii) la rettifica e/o l’aggiornamento dei Dati Personali, (iv) la cancellazione dei Dati Personali, (v) la limitazione del trattamento, (vi) di esercitare il diritto di opporsi al trattamento, (vii) la portabilità dei Dati Personali (cioè ricevere i Dati Personali in un formato strutturato di uso comune, leggibile da dispositivi automatici), (viii) di esercitare il diritto di revoca del proprio consenso al trattamento dei Dati Personali, ove questo assurga a base giuridica per la specifica finalità per la quale il trattamento è posto in essere (ciò, in ogni caso, non pregiudicherà la liceità dei trattamenti effettuati sulla base del consenso reso prima della revoca), e, infine, (ix) di proporre reclamo a un’autorità preposta alla tutela dei dati personali (in Italia: il Garante per la Protezione dei Dati Personali).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati in ogni momento, mediante semplice richiesta al Titolare, da trasmettere:

• all’indirizzo e-mail: digitaldictionary@legalmail.it;
• all’indirizzo: Viale Coni Zugna 5/a - 20144 Milano (MI).

 
Per altre informazioni o chiarimenti sui diritti menzionati, è possibile contattare il Titolare ai medesimi recapiti.

Data ultimo aggiornamento: 22 ottobre 2025